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創新中醫院高層次人才檔案管理方式

【】2016-07-05 點擊次數
基金項目:廣東省檔案局科研項目(編號:YDK-71-2013)
張慧敏 孔翊翌 鄭麗娟:廣東省中醫院 廣東廣州 510120
通訊作者:孔翊翌

創新中醫院高層次人才檔案管理方式


張慧敏 孔翊翌 鄭麗娟
INNOVATIVE HIGH-LEVEL PERSONNEL FILE MANAGEMENT OF HOSPITAL
ZHANG Huimin, KONG Yiyi, ZHENG Lijuan


  【摘 要】 中醫院高層次人才檔案是人事檔案、業績檔案、醫院綜合檔案的集合體,其建立目的是基于中醫院人才培養發展戰略,為選撥、培養和使用人才提供重要評價依據。筆者從分析中醫院高層次人才檔案管理現狀著手,結合廣東省中醫院綜合檔案管理的經驗,探索構建中醫院高層次人才檔案建檔和規范管理模式。
  【關鍵詞】 中醫院,高層次人才,檔案管理
  doi:10.3969/j.issn.1671-332X.2015.08.055

  中醫院高層次人才一般是指博士研究生、碩士研究生學歷,主任導師、主任醫師、教授、主任護師、主任(中)藥師、副主任醫師、副教授、副主任護師、副主任(中)藥師職稱的專業技術人員和行政高級管理人員。中醫院高層次人才檔案是高層次人才在其工作活動中形成的記述和反映每一位人才思想品德、工作成就、業務能力的歷史記錄材料,是組織發現、選撥、培養、使用和管理人才的重要依據[1]。中醫院是國家中醫藥高層次人才匯聚的洼地、成長的搖籃,充分利用和開發中醫藥人才寶庫資源,是繼承和發展中醫藥事業的重要任務之一,也是中醫院高層次人才檔案建檔和規范管理的目的。目前,中醫院人才成長履歷,人才業績資料、人才培養計劃資料越來越多,由于各種原因,資料存儲零散現場普遍存在,不利于在選人用人、申報各項人才計劃、評價人才技能時提供快速、高效的便捷查詢利用,也不利于高層次人才檔案的開發利用。因此,如何結合中醫院特點和中醫藥特色,建立中醫院高層次人才檔案,并進行規范管理,突出高層次人才的特點,最大化地發揮其作為人力資源檔案和醫院綜合檔案的價值,顯得尤為必要。基于此,本文將結合廣東省中醫院綜合檔案管理經驗,對建立中醫院高層次人才檔案管理體系進行探討。 
     1 中醫院高層次人才檔案管理主要問題
1.1 重視程度不夠
     長期以來,醫院檔案管理工作一直處于行政、從屬的地位。正因如此,管理者很難充分重視這一工作的重要性,往往基于被動留檔需要進行崗位設置、工作內容安排[2],主要表現在以下幾個方面:一是,醫院領導對綜合檔案室建設缺乏重視,對綜合檔案管理投入不夠,廣州某醫院綜合檔案室嘗試建立高層次人才檔案,由于領導重視不夠,檔案管理人員沒有達成共識,導致檔案管理缺乏連續性;二是,醫院檔案管理人員兼職較多,業務知識和專業技能參差不齊,普遍年齡偏大,對現代信息管理手段利用較差,管理模式相對保守;三是,臨床一線對檔案管理的重要性和必要性認識不足,導致檔案資料收集不齊全,保管不完善,甚至造成資料的遺失,直接影響檔案歸檔質量和規范管理。
1.2 缺乏歸口管理
     中醫院高層次人才檔案資料存放分散,分布在醫院各職能部門,各部門根據本部門的需要建立相應檔案,缺乏統一建檔標準和規范。譬如,醫教部門以繼續教育、進修管理、醫療質量、社會任職、新技術資料檔案為主;科研部門對課題、論文、專利、獲獎情況進行歸檔管理;人事部門以人事檔案為主,涵括人才的基本信息、業績材料、申報批準、評審材料、合同協議等;教學部門保存有臨床帶教、課堂教學情況等檔案;醫院綜合檔案室保存有文書、科研、設備、聲像、書籍等多門類檔案。中醫院高層次人才檔案在收集、鑒定、整理、保管、利用、傳遞缺乏行業標準,無形中增加中醫院高層次人才檔案歸口管理、統一建檔和開發利用的難度。
1.3 管理模式落后
     隨著計算機的廣泛使用,利用計算機進行信息管理的方式已進入了人們的日常工作和生活,檔案管理工作的信息化可以大大提升檔案的利用率[3]。目前,部分醫院的高層次人才檔案主要采取紙質操作方式進行管理,暫時還未配備專門的檔案管理軟件進行檔案的信息化,易導致檔案被人為破壞涂改或丟失現象發生。
     2 明確中醫院高層次人才檔案管理步驟
2.1 建立檔案收集指標,規范檔案收集范圍
     高層次人才檔案收集內容設計以獲取最佳檔案建檔規則和實現高效利用為目標。首先,明確檔案收集對象。包括,院級及以上培養對象(如院內拔尖人才、朝陽人才,以及省“千百十工程”培養對象等)、省名中醫、引進人才、專科/學科帶頭人、主任導師、正高職稱人員、外聘專家、臨床新技術新項目主持人等。其次,規范檔案收集內容。通過采用深度訪談、專家咨詢法,科學設計檔案收集內容指標體系,分別設置了一級指標和二級指標。其中,一級指標共有6個,規范并統一了檔案收集范圍,即:人才基本信息、培養中醫藥人才情況、科研業績情況、培養人才和合同管理、引進人才/外聘專家協議、開展新技術/引進新項目管理。
2.2 緊扣人才檔案功能,制定檔案收集方法和歸檔范圍
     高層次人才檔案用途是為醫療單位提供選人用人、發掘人才、申報各項人才計劃、培養人才等提供有力依據。覆蓋醫教研工作,檔案原始材料分散在全院各部門,一旦要求移交的材料過于繁多和細瑣,一定程度增加工作提供部門的工作壓力,容易導致漏報、遲報、虛報,不利于檔案收集與日后利用工作。因此,在收集內容及收集途徑設計時盡可能抓住重點,收集必須歸檔的資料,顯得尤其必要。基于此,醫院檔案管理部門應當針對醫院對人才檔案的需求,以及單位人才培養計劃、專家或技術合同協議書保管要求,結合檔案管理制度制定切實可行的收集方法和歸檔內容。
2.3 協同醫院相關部門,開展檔案鑒定工作
     把收集到的資料變成可靠的檔案信息,必須經過專業主管部門甄別確定并由專業檔案部門整理保管。建議由人才/專家本人提交相關職能部門進行鑒定,定期移交人事部門進行整理預歸檔,每年由人事部門移交醫院綜合檔案室歸檔保管利用。鑒別整理嚴格按照人事檔案相關要求,對履歷、自傳、學歷、任職、資歷等信息均與人事檔案記錄一致,學歷資歷等變動時應及時更新、保證檔案的完整性與延續性。
2.4 借助現代信息技術,做好開發利用工作
     保管利用與傳遞必須基于計算機系統化管理,計算機技術不僅記錄檔案規范化,方便檢索查閱,節約空間,而且可系統反映人才成長軌跡,對回顧性分析人才成長特征研究提供依據。信息化管理不僅記錄檔案資料,還要充分發揮其系統化功能。通過利用現有醫院綜合檔案系統,逐步優化和開發,做到查閱利用設立等級權限、加強重點檔案保密功能、做好與原有數據庫數據接口、完善開發統計功能。同時可引入知識管理,發掘隱藏在檔案中難以用語言表達的知識,加速推進其顯性化過程,實現隱性知識的開發、轉化、擴散和共享[4]。
2.5 結合中醫人才特點,打造檔案建設亮點
     中醫院高層次人才具備醫療衛生技術、中醫藥傳統特色、教學與中醫傳承、科研與轉化中醫臨床四大特點。因此,收集內容應當涵蓋以上信息,針對6個一級指標概述為:人才基本信息涵蓋人事檔案、社會任職、外語程度信息;培養中醫藥人才情況包括人才學科、主攻方向、醫德醫風、繼續教育、進修情況、學術思想、學術傳承情況;科研業績情況包括論文、專著、課題、獲獎、專利情況;培養人才和合同管理、引進人才/外聘專家協議、開展新技術/引進新項目管理收集合同基本信息和完成情況。其中,繼續教育不僅包括國家文件規定的項目,還涵括中醫院自身發展中要培養的基礎項目,如:醫師輪科記錄、規范化培訓、古籍學習、跟師學習、專業比賽、年度理論考試、院外專家考核等信息。
     3 中醫院高層次人才檔案規范管理模式
3.1 規范檔案管理流程
     檔案管理流程清晰,權責分明,有利于為檔案管理工作奠定良好基礎。通過設立縱向責任制管理模式,明確分工,化零為整,具體為由人才/專家提供原始資料,移交由科室、大科、各職能部門初步收集鑒定后移交人事部門,由人事部門初步整理后移交檔案室整理保存,收集、鑒定、整理、保存路徑如圖1所示。利用傳遞分別同時紙質平臺和計算機平臺實現,由對口檔案室提供查閱,路徑如圖2所示。

圖1 收集、鑒定、整理、保存路徑圖
 

圖2 利用、傳遞路徑
3.2 培養檔案人才隊伍
     中醫院高層次人才檔案涉及到臨床部門、職能部門等非檔案專業的人員,定期開展檔案培訓,建設檔案人才隊伍非常必要。醫院可針對不同專業、科室、年齡的人員,通過形式多樣的市場化學習產品和服務,構建基于多種媒體的導學與自主學習相結合的教學模式[5]。檔案培訓方式的多樣性有助于兼顧不離崗位的檔案兼職人員,如定期發放標準冊子,開設檔案繼續教育選修課,定期開展檔案管理知識培訓,重點抓好職能部門專管員、大科或專科秘書、科室主任或護長的培訓工作,強化全員檔案意識,提高參與檔案管理的積極性,培養檔案管理能力。
3.3 構建信息系統支撐平臺
     信息化管理具有自動編整、收集標準、儲存量大、方便查閱、利于統計和編研作用,系統化管理融合多個管理系統,分配查閱利用權限,是檔案建立及管理的最有效工具。因此,醫院綜合檔案室搭建好信息系統平臺,處理好檔案管理、信息查詢、整合現有數據庫三大主要問題,顯得尤為重要。此外,信息系統開發時必須做好保密工作,高層次人才檔案包含了人才隱私和高新技術合同,設計人才報酬獎勵等,有效防止隱私、專利、處方等信息泄露。
3.4 采用多種形式靈活管理
     通過利用現有資源,結合醫院實際情況,因院制宜地采取多種形式靈活管理檔案資料。可采取醫院綜合檔案室統一分類、整理、編號,形成檔案存放“地圖”。考慮到醫院場地的局限性和部分檔案的特殊性,在醫院綜合檔案室統一歸口管理下,允許個別職能部門獨立存放檔案資料。比如,科研部門通過醫院黨管理系統錄入論文、課題等科研檔案,并存放論文、課題原始資料。通過計算機系統整合原有科研數據庫,把要求歸檔的檔案資料導入醫院檔案管理系統。紙質版的科研檔案材料可繼續存放在科研部門,醫院綜合檔案室在檔案管理系統中錄入其存放位置即可。
3.5 定期開展檔案工作檢查
     通過結合醫院檔案收集指標,建立檔案收集評分標準,由醫院綜合檔案室參照該評分標準定期開展季度、年度檢查評估工作。方便對高層次人才檔案原始材料移交不規范的科室進行及時介入,對原始材料移交不及時的科室進行督促落實,把好高層次人才檔案管理工作的“收集關”。
     積極探索中醫院高層次人才檔案管理工作的創新方法,扎實做好高層次人才檔案建檔的“基礎關”,科學把好高層次人才檔案管理的“環節關”,高效開發好高層次人才檔案的服務功能,結合中醫院特點,構建中醫院高層次人才檔案規范管理體系,以期為選撥、培養、使用中醫藥人才作出積極貢獻。



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參考文獻
[1] 黃偉新.論高校高層次人才業績檔案管理[J].云南檔案,2009(6):39-40.
[2] 丁宇琳.醫院檔案管理工作的創新研究[J].現代醫院,2012,12(3):144.
[3] 莫海英.醫院人事檔案資源的信息化管理分析[J].現代醫院,2013,13(9):143-144.
[4] 彭淑珍.以知識管理為導向構建醫院檔案管理體系[J].現代醫院,2013,13(8):148-149.
[5] 蔡 紅.更新觀念 轉變職能——建立以市場為主導的檔案職業培訓體制[J].中國檔案,2014(7):41-42.

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