本刊由廣東省醫院協會主管主辦
您現在的位置: 主頁 > 醫院管理篇 > 信息服務 >

自建信息系統管理病區物資的實踐和效果

【】2016-07-05 點擊次數
蘇麗玉 李賢周 譚榮花 陳慧翠:英德市人民醫院 廣東英德 513000

自建信息系統管理病區物資的實踐和效果


蘇麗玉 李賢周 譚榮花 陳慧翠
THE PRACTICE AND EFFECT OF SELF-DEVELOPED INFORMATION SYSTEM FOR WARD SUPPLY ADMINISTRATION
SU Liyu, LI Xianzhou, TAN Ronghua, et al


  【摘 要】 目的 改進物資管理工具和方法,減少物資的積壓、過期和管理人力,保障護士快速、準確取用,保障護理工作安全、有效。方法 應用Excel表格、圖片、文檔等計算機技術建立物資管理信息系統,按管理規范中的物資管理落實管理。結果 物資無積壓、過期,管理人力顯著減少,護士快速、準確取用各類物資。結論 物資管理信息系統操作簡便、實用,實現病區物資管理高效低耗,保障護理工作安全,緩解護士壓力,提高工作熱情,為病人提供更優質的護理。
  【關鍵詞】 信息系統,物資管理,高效低耗
  doi:10.3969/j.issn.1671-332X.2015.07.059

  隨著醫療改革深入,很多醫院意識到物資管理在醫院管理中的重要價值[1],追求的是利用有限的資源為患者提供優質的醫療服務,從管理要效益,降低醫療業務成本,提高資源使用效率,強化物資管理成為醫院管理重要組成部分[2]。筆者病區為了改變物資管理的落后狀況,從2014年1月起對物資管理工具和方法進行改善,探索應用計算計機技術建立物資管理信息系統管理病區的物資,取得良好的效果,現報告如下。
     1 梳理病區物資管理存在的問題
     組織病區護理人員,應用頭腦風暴法,結合2013年的物資管理質控結果,對病區儲存的藥品、衛生材料、低值易耗、辦公用品4大類物資管理情況進行回顧性分析,發現存在以下問題:①登記冊凌亂,登記數目、信息等與實際不相符。②基數過多,有積壓、過期。③責任護士按規范管理要求需用于物資管理的時間多。④責任護士管理不到位,應付了事。⑤不能保障每個護士每次都能快速找到物資、及時落實護理工作,影響護理質量,甚至延誤病人的搶救。通過根因分析得出導致物資管理存在問題的根本原因是:登記、盤點、統計等管理靠人工,缺物資管理信息一體化、操作簡便、先進的管理工具。
     2 建立物資管理信息系統和應用實踐
2.1 定物資種類、基數、放置位置,物資倉庫按五常法要求規范標識 對病區物資進行盤點,邀請病區所有工作人員討論,根據病區情況,以能滿足工作為原則,確定所需物資和種類、基數;按類別、用途和使用頻率定放置位置。倉庫、放置柜、格用順序數字標識,每件物資放置位置規范標識。
2.2 收集各物資的基本信息,打包成三級子文件夾 文件包含①放置位置圖片,圖片制作方法:物資放置倉庫、柜拍成圖片,放置柜圖片編輯圈出物資放置點成為具體放置點圖片,把三張圖片整合放置位置圖片。②說明書、注意事項、相關知識等文檔。③操作視頻。后兩項根據物資使用需求添加,然后把三級子文件夾打包生成二級子文件夾。
2.3 應用Excel表格制作登記表,內容及模塊示范 見表1。通過Excel表格的工具整合二、三級子文件夾自建成信息系統。 
2.4 制定管理規范,應用信息系統實踐管理 根據醫院的物資管理規范要求重點:合理制定物資基數,避免積壓,杜絕過期,合理放置和保存,結合病區特點制定科室的管理規范,應用信息系統落實三級管理物資。一級為當天文書班,職責如下:①通過數據篩選負責當天物資檢查,內容:需急領的物資和一周內過期物資,做出計劃領取,對近期物資列表提醒使用。②取用第二天所需的物資,按要求進行登記表填寫,需做計劃領取物資做出標識。二級為責任護士,職責如下:①通過數據篩選負責物資的周檢查,內容:需做周計劃領用的物資和一個月內過期物資,做周領取計劃和近期物資使用提醒表。②負責物資的入庫和信息系統中所有數據、資料的更新。③負責周盤點和整理,④負責護士的系統使用培訓。⑤參與物資管理的質控和月盤點,協助護士長做好物資管理。三級為病區護士長,負責物資的管理、月盤點、申領和質控等工作,篩查列出三個月內過期的物資提醒表格,根據質控結果,制定整改措施。
     3 效果
     在使用自建的信息系統管理后,通過一年的質控結果分析,應用本系統管理能解決改善前存在的問題。登記表格整合統一、清晰、操 作簡便,信息化,信息和數據與實際相符;病區物資基數更合理,存放符合要求,無積壓、過期和存放引起的質量問題; 護士用于管理時間顯著減少,無因查找物資引起延誤護理工作的情況。
4 討論
4.1 自建的信息系統順應管理現代化的趨勢,實現物資管理的高效低耗 楊玉霞[3]認為信息化不是目的而是手段,用信息化的手段來融合管理與醫療服務,提升醫療質理和管理效能;伴隨著醫院信息化建設的不斷發展,應用計算機技術實現信息管理是醫院護理管理現代化的必然趨勢[4]。本院暫時無法實行后勤社會化,更沒為病區建立自動化藥品管理柜提高護士工作效率[5],自建信息系統達到現代醫院管理的理念要求,滿足物資管理的需求。
     自建的信息系統建立簡單,操作方便,登記表格清晰,利用計算機自動計算、查找、篩查等工具,實現規范管理,做到每天、每周、每月檢查,檢查、盤點、登記、統計等管理便簡、快速,只需一名護士短時間內就可以完成,明顯的提高管理效能,顯著減少護士用于物資管理的時間。
  面對物資消耗量及庫存量大,且呈逐年遞增的趨勢,傳統的醫院物資管理模式不能從根本上提升醫院物資管理質量,提高物資利用率[6];所以要提高物資利用率必然要改變管理工具和模式,應用自建信息系統三級管理,職責明確,實現責任到個人,打破了以往所有護士參與管理的亂象,達到檢查、盤點的目的,杜絕物資的積壓、

表1 感染病區物資管理信息系統登記表(Excel表格)模塊示范

(±s)



名稱


類別


規格


有效期
基數

取用


結余
領取

放置
位置★


使用
說明★


相關
知識★


其他★
        單位 數量         需提醒
標準
領取
計劃
防護服 消耗 大號 2018-
2-1
100☆ -60☆     40 <50 月計劃☆ 倉1柜
1格3
說明書 防護分級
和標準
穿脫
視頻
安定
注射液
藥品 10㎎/
2 ml
2017-
2-3
5☆     2 基數
不夠
急領☆ 專柜1 說明書 精麻藥
管理規范
水龍頭 水電 4號 2016-
2-3
5☆ -1☆ -2☆ -1☆ 1 <1 周計劃☆ 倉1柜
2格5
  申請維
修事項
 說明:帶☆號項經手人需插入備注:入庫/取用/計劃的日期、經手人。帶★號欄內容通過超鏈接導入相應的圖片和內容
過期,減少了醫院物資消耗成本,楊紅[7]研究認為控制物資消耗成本可有效的控制醫院業務成本,為提高醫院經濟效益帶來明顯效果。
4.2 物資管理系統信息化,能有效減輕護士壓力,提高工作熱情 由于感染科是個特殊的科室,護士輪轉非常快,護士低年資化,加上由于防護用品等物資的種類和需求較其他科大,新護士及帶教護士都認為物資的熟悉難度大,是除專科知識和技能外的第三大壓力,使用信息系后,由于其信息含量大,包含了使用該物資的所有知識,且超鏈接都集中在登記表格中,只需通過查找物資的名稱或是相關字符就可快速、準確、全面的學習了解物資的情況和相關知識,護士都表示對物資的熟悉實現了零壓力,同時提高了物資管理效率,減少了物資管理所需人力,有效的緩解護士不足的壓力。
     由于應用管理系統信息化,需參與物資管理的人員少,費時短,從根本上改變了護士利用工作之外的時間去完成手工管理物資等非護理工作的局面,真正實現優質護理提倡 “把時間還給護士,把護士還給病人”的管理理念,使護士更專注、熱情的完成護理工作,有效的提高護理質量。
4.3 物資管理系統信息化,能保障護理工作安全、有效 據2013年質控結果統計,因物資不到位拖延護理情況平均每月有8~10次,拖延時間最長50 min,最短30 min,在分秒必爭的搶救治療工作中,是非常大的隱患;44%物資不到位是因為無及時補充基數,56%物資不到位是因對物資不熟悉,找不到而引起,拖延時間60%用在尋找物資上。物資管理系統信息化后,管理規范,基數補充及時;利用信息系統的查找功能,可快速查找到所需物資是否科室有基數,點擊放置位置超鏈接圖片,可直觀、快速找到放置位置,避免了因物資不到位原因引起的延誤護理工作的隱患,保障護理工作安全、有效。

參考文獻
[1] 張 斌.論醫院物資管理的信息化建設[J].電子世界,188.
[2] 郭寶春.降耗增效、醫院物資成本控制探討[J].現化醫院,2014,10:139-140.
[3] 楊玉霞.新醫院會計制度下固定資產核算和管理[J].現代醫院,2010,10(12):142-143.
[4] 賀琳晰,肖適崎,范 玲,等.應用信息化系統進行壓瘡護理流程分析.的效果評價[J].中國實用護理雜志,2014,30(30):20-24.
[5] 閆雪蓮,徐小薇,吳 斌,等. 自動化藥品管理柜對護士工作模式改變的分析[J]. 中國藥學雜志, 2012, 47:1420-1421..
[6] 嚴惠蘭.醫院物資管理現狀及對策淺析[J].行政事業資產與財務,2014,12(下):79-80.
[7] 楊 紅.醫院物資成本控制[J].長三角,2009,3:127-128.

版權與免責聲明:

① 本網版權均屬于現代醫院雜志社,轉載、摘編應在授權范圍內使用,應注明"來源出處:《現代醫院》雜志社"。違者本網將追究相關法律責任。

② 如有疑問和問題請聯系現代醫院雜志社服務熱線:020-83310901 83310902

推薦文章:
【專家訪談】后疫情時期對醫院有4方面影響

【專家訪談】后疫情時期對醫

2020年,每個人心中都可能縈繞著一個問題 疫情之后,是爆發報復性反彈?還是緩慢有......

【專家訪談】復工復產后,廣東醫療行業前景光明

【專家訪談】復工復產后,廣

廣東省醫院各學科恢復不平衡,但總體向好 。 疫情在國內雖然被控制了,但不少醫院......

過刊回顧

下載排行

網站最新

彩神购彩app