醫院科研經費預算管理存在的問題及信息化對策

謝新敏 胡 克 王 領：中山大學附屬腫瘤醫院 廣東廣州 510060

醫院科研經費預算管理存在的問題及信息化對策


謝新敏 胡 克 王 領
PROBLEMS IN MANAGEMENT OF RESEARCH BUDGETS IN HOSPITAL AND INFORMATION-BASE COUNTERMEASURES
XIE Xinmin， HU Ke， WANG Ling 

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  【摘 要】 筆者從建立醫院預算信息化平臺的角度，通過對科研經費預算系統初始化，建立科研經費預算制及審核模塊、執行與查詢模塊、網上報銷系統模塊及資源共享模塊對醫院科研經費預算中出現的課題負責人重立項與結題，輕預算、科研經費管理復雜性以及相關部門監督缺失等問題提出有效解決對策。本研究能為醫院科研經費預算管理信息化改革提供參考。
  【關鍵詞】 醫院科研經費預算,財務,信息化平臺
  doi:10.3969/j.issn.1671-332X.2015.03.051

  自《國家中長期科學和技術發展規劃綱要（2006~2020年）》和《中共中央國務院關于深化科技體制改革加快國家創新體系建設的意見》頒布以來，我國科技投入持續大幅度增長，科研經費的來源渠道也更加多元化。對于醫院來說，現有的《醫院會計制度》與《醫院財務制度》對科研經費預算管理沒有給出相關的說明與規定。不同來源的科研經費預算與管理的口徑不一致，在實踐操作中，科研經費預算有關的問題層出不窮，例如科研經費項目負責人在申請立項時，容易忽略物價變動等因素影響，對經費的預算缺乏科學的規劃。有些國家級的大課題，如國家重點實驗室和973等項目是由一個大的主課題組負責申請，由于項目過大，具體實施時，主課題負責人會將其中一些部分交由其他幾個或者幾十個子課題組共同完成。預算管理的復雜性容易導致醫院忽視對子課題尤其是校外子課題預算的管理。科研經費預算缺乏第三方的有效監督等等。筆者從建立醫院信息化平臺的角度就醫院科研經費預算存在的問題及對策提出自己的看法。
     1 醫院科研經費預算管理現狀及存在的問題
     第一，課題負責人重立項與結題，輕預算。許多科研人員在申請課題立項時，容易忽略物價變動等因素影響，對經費的預算缺乏科學的規劃。有些課題負責人甚至直接把項目的預算表交給研究生填寫，更有甚者，部分課題負責人在項目開展過程中，竟然找不到自己的項目預算表，反復去科研部門或者財務部門查詢，結題的時候才發現有些經費用不完，而有些經費又超支嚴重，導致不能按時結題。
     第二，科研經費來源多樣化，增加了課題項目預算管理的復雜性。由于醫院科研來源渠道多元化，不同類別的科研經費預算五花八門，不僅給科研部門和財務部門做預算編制帶來很大的工作量，而且不利于醫院對預算的有效管理與監督。現有的醫院的預算管理體系大部分針對主課題的預算進行有效監督和控制，而對子課題的預算尤其是院外的子課題很難做到事前及事中的監督，導致大多數科研項目在結題時，才發現項目超支，影響整個課題項目結題。
     第三，科研部門、財務部門以及課題負責人對科研經費預算缺乏合理溝通，給科研經費支出帶來很大困擾。由于財務人員不是專業的科研人員，對科研經費預算中的經費項目定義的理解與課題負責人和科研部門人員存在偏差。財務人員在編制科研經費預算時有些費用明細與原始的預算表不一定完全一致，這些都會給課題負責人經費報銷造成困擾。當課題負責人發現某個經費項目預算與財務人員理解出現偏差，需先去科研部門審批預算調整，再去財務部門調整項目科研預算，這樣一系列工作不僅造成三方重復勞動，而且影響科研項目的進度。
     第四，審計部門對科研經費預算沒有合理的監督。醫院科研經費預算管理中出現的一系列問題，例如對負責人的經費支出與進度是否相符，財務部門從財務角度對科研經費預算編制控制是否合理，科研部門對經費資金進度的跟蹤是否到位，結余經費是否合理等等。這些都缺乏審計部門的有效監督，致使科研經費管理難以規范化。
     第五，科研經費的預算支出與經費資金實際到位及入賬時間脫節。一方面，由于部分科研經費資金沒法按時到位，從而延誤了項目的實施；另一方面，由于科研部門、財務部門及課題負責人三者之間缺乏一個有效快速的溝通渠道，導致科研經費雖已到帳，但遲遲沒人認領，資金在財務部門滯留時間過長，造成課題負責人找不到款項，經費找不到課題負責人，入賬的滯后性嚴重影響了科研經費的及時使用。
     2 建立醫院預算管理信息系統解決科研經費預算管理問題的對策  針對目前醫院存在的科研經費預算管理問題，結合現有的《醫院會計制度》與《醫院財務制度》，通過建立醫院預算管理信息系統，從而提高科研經費預算管理效率、優化經費預算編制流程、完善預算審核及調整等環節的管理。科研經費預算管理系統的基礎數據來自科研經費合同，當立項的課題負責人新建一個課題時，系統自動生成一個合同記錄，包括相關的科研經費合同的一些關鍵信息和一個該記錄連接的原始紙質文件，具體包括合同編號、項目類別、項目名稱、合作方、起止年月及課題負責人等。這有助于查詢及跟蹤協作單位合同到款的情況和及時推動項目的執行。醫院信息化平臺的科研經費預算系統架構，分為四個功能模塊，如圖1所示。

圖1 科研經費預算管理系統結構
2.1 科研經費的預算編制及審核模塊
     醫院可以將現有的科研經費預算分為兩類：①有規律的經費項目，即經費的預算屬于有特定經費比例的科研經費預算，按醫院相關科研經費管理辦法執行，無需提供經費預算書；②無規律的經費項目，即無特定經費比例的科研經費預算，需由課題申請人提供該項目的科研經費預算書，且需科研部門蓋章或負責人簽字。
     針對第一種有規律的科研項目，科研預算模塊可以設定固定的預算比例模塊，只需要課題負責人將項目的基本信息及預算總額輸進去。針對第二種無規律的經費項目，課題負責人根據項目的立項情況編制合理的科研經費預算書。特別是包括子課題項目的預算明細提交到信息平臺，由科研部門審批后，直接發送到財務部門的科研預算系統。財務部門根據每個項目的預算書建立專用賬戶及與之明細一致的輔助費用科目。對于擁有多個子課題的科研項目，預算模塊實行單個項目模塊控制與匯總項目預算控制同步的方式，能確保財務部門的項目經費預算書與課題負責人提交的保持一致性，避免了課題負責人因為財務部門的預算偏差導致調整預算等類似的重復工作。
2.2 科研經費預算的執行與查詢模塊
     許多課題經費負責人由于項目繁多，對自己單個項目的預算不清楚，有些甚至都找不到原始的預算表，因此經常有報銷人員或課題負責人去科研部門或者財務部門查詢科研項目的預算，無形中增加了兩個部門人員的工作量。建立科研經費預算執行查詢模塊，課題負責人能實時查詢經費的預算及執行情況，以做到心中有數，有利于后期科研項目的計劃與開展。對審計管理部門而言，能調閱項目開支明細，查閱開支是否合理，是否符合預算；對科研經費項目管理部門而言，能結合項目進展和經費開支情況對項目進行督促，對未及時入賬的科研經費及不合理預算適時提醒課題負責人申請預算調整；對財務部門而言,能隨時在線對科研經費的立項等進行帳務處理和有效的管理。為了方便相關人員查閱科研經費預算信息，可以開通手機用戶終端，相關人員都能隨時隨地訪問系統中的數據庫。
2.3 科研經費網上報銷系統模塊
     現有的科研經費報銷模式是報銷人員拿著科研經費卡，各種課題負責人審批后的報銷單找科研部門及財務部門審批后，到財務部門報銷。當前財務人員將所有報銷單數據輸入系統后，記賬憑證保存不了時，才發現這個項目的費用已經超支或者沒有預算。如果讓報銷人員自己登錄網上報銷系統，在需要報銷的項目下輸入相應的費用金額后，系統會自動跳出提示其是否符合預算。如果超出預算，系統會自動提示超出多少，這樣報銷人員能做到心中有數，能夠有效的降低人力成本及節約時間，能有效避免經費超支等問題的發生。
2.4 科研經費預算資源共享模塊
     科研經費預算系統與醫院科研部門和審計部門等建立科研經費預算資源共享模塊。對于科研經費的預算書與經費資金到位情況，科研項目經費超支比例、成果、是否按時結題等實現資源信息共享，并與醫院的人才培養、醫務處及教學管理等部門建立邏輯關系。以人才管理為核心，利用與人才相關的信息，為掌握人才培養情況提供充分信息；建立課題與產出等一體化的人才管理數據庫，并可實時提供匯總表和相關數據，為醫院員工績效考核、學科建設評估及醫院科研相關的決策提供數據分析，實現科研經費、學科及人才等一體化管理。
     3 結論
     要管理好醫院的科研經費預算系統，必須課題負責人、科研部門、財務部門及審計部門等建立有效的溝通模式。科研經費預算管理系統的預算編制及審核模塊、執行與查詢模塊、網上報銷系統模塊及科研經費預算資源共享模塊建立了各個部門的有效溝通機制，讓課題負責人能合理編制經費預算書、實時查詢經費的預算及執行情況；科研部門及時獲知科研項目資金是否到位等相關信息，督促項目的及時跟進；審計部門隨時調閱科研經費項目預算的相關信息，查閱開支是否合理，是否符合預算等。財務部門能科學編制科研項目預算書，有效減少預算查詢、調整等人力及時間成本。同時科研預算信息系統也為醫院的人才培養及員工績效考核等提供參考。

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