圖1 科研經費預算管理系統結構
2.1 科研經費的預算編制及審核模塊
醫院可以將現有的科研經費預算分為兩類:①有規律的經費項目,即經費的預算屬于有特定經費比例的科研經費預算,按醫院相關科研經費管理辦法執行,無需提供經費預算書;②無規律的經費項目,即無特定經費比例的科研經費預算,需由課題申請人提供該項目的科研經費預算書,且需科研部門蓋章或負責人簽字。
針對第一種有規律的科研項目,科研預算模塊可以設定固定的預算比例模塊,只需要課題負責人將項目的基本信息及預算總額輸進去。針對第二種無規律的經費項目,課題負責人根據項目的立項情況編制合理的科研經費預算書。特別是包括子課題項目的預算明細提交到信息平臺,由科研部門審批后,直接發送到財務部門的科研預算系統。財務部門根據每個項目的預算書建立專用賬戶及與之明細一致的輔助費用科目。對于擁有多個子課題的科研項目,預算模塊實行單個項目模塊控制與匯總項目預算控制同步的方式,能確保財務部門的項目經費預算書與課題負責人提交的保持一致性,避免了課題負責人因為財務部門的預算偏差導致調整預算等類似的重復工作。
2.2 科研經費預算的執行與查詢模塊
許多課題經費負責人由于項目繁多,對自己單個項目的預算不清楚,有些甚至都找不到原始的預算表,因此經常有報銷人員或課題負責人去科研部門或者財務部門查詢科研項目的預算,無形中增加了兩個部門人員的工作量。建立科研經費預算執行查詢模塊,課題負責人能實時查詢經費的預算及執行情況,以做到心中有數,有利于后期科研項目的計劃與開展。對審計管理部門而言,能調閱項目開支明細,查閱開支是否合理,是否符合預算;對科研經費項目管理部門而言,能結合項目進展和經費開支情況對項目進行督促,對未及時入賬的科研經費及不合理預算適時提醒課題負責人申請預算調整;對財務部門而言,能隨時在線對科研經費的立項等進行帳務處理和有效的管理。為了方便相關人員查閱科研經費預算信息,可以開通手機用戶終端,相關人員都能隨時隨地訪問系統中的數據庫。
2.3 科研經費網上報銷系統模塊
現有的科研經費報銷模式是報銷人員拿著科研經費卡,各種課題負責人審批后的報銷單找科研部門及財務部門審批后,到財務部門報銷。當前財務人員將所有報銷單數據輸入系統后,記賬憑證保存不了時,才發現這個項目的費用已經超支或者沒有預算。如果讓報銷人員自己登錄網上報銷系統,在需要報銷的項目下輸入相應的費用金額后,系統會自動跳出提示其是否符合預算。如果超出預算,系統會自動提示超出多少,這樣報銷人員能做到心中有數,能夠有效的降低人力成本及節約時間,能有效避免經費超支等問題的發生。
2.4 科研經費預算資源共享模塊
科研經費預算系統與醫院科研部門和審計部門等建立科研經費預算資源共享模塊。對于科研經費的預算書與經費資金到位情況,科研項目經費超支比例、成果、是否按時結題等實現資源信息共享,并與醫院的人才培養、醫務處及教學管理等部門建立邏輯關系。以人才管理為核心,利用與人才相關的信息,為掌握人才培養情況提供充分信息;建立課題與產出等一體化的人才管理數據庫,并可實時提供匯總表和相關數據,為醫院員工績效考核、學科建設評估及醫院科研相關的決策提供數據分析,實現科研經費、學科及人才等一體化管理。
3 結論
要管理好醫院的科研經費預算系統,必須課題負責人、科研部門、財務部門及審計部門等建立有效的溝通模式。科研經費預算管理系統的預算編制及審核模塊、執行與查詢模塊、網上報銷系統模塊及科研經費預算資源共享模塊建立了各個部門的有效溝通機制,讓課題負責人能合理編制經費預算書、實時查詢經費的預算及執行情況;科研部門及時獲知科研項目資金是否到位等相關信息,督促項目的及時跟進;審計部門隨時調閱科研經費項目預算的相關信息,查閱開支是否合理,是否符合預算等。財務部門能科學編制科研項目預算書,有效減少預算查詢、調整等人力及時間成本。同時科研預算信息系統也為醫院的人才培養及員工績效考核等提供參考。
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