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發揮綜合協調職能 提升醫院辦公室工作水平

【】2015-07-23 點擊次數
周曉倩:河北省人民醫院 河北石家莊 050051

發揮綜合協調職能 提升醫院辦公室工作水平


周曉倩
ENHANCING THE EFFICIENCY OF HOSPITAL OFFICES BY EFFECTIVE COMPREHENSIVE COORDINATION
ZHOU Xiaoqian


  【摘 要】 醫院辦公室是醫療衛生單位的重要職能部門,擔負著參謀、服務、協調、督導等職能特征,是醫院工作運轉的樞紐。有效發揮辦公室協調綜合職能,努力提高綜合協調能力,對提升醫院辦公室工作水平有著十分重要的作用。
  【關鍵詞】 醫院,辦公室工作,綜合協調,提升水平
  doi:10.3969/j.issn.1671-332X.2015.05.048

  辦公室作為各級機關企事業單位的直接辦事機構,擔負著承上啟下、協調關系、服務保障、督查督辦、聯系各方的任務,是一個單位工作運轉的樞紐和調度中心,醫院辦公室也不例外。作為醫院的辦公室,因其服務對象和工作性質的特殊性,除了具備廣義辦公室工作的共性之外,又有著其自身的特點。筆者認為,有效發揮辦公室協調綜合職能,努力提高綜合協調能力,對提升醫院辦公室工作水平、促進醫院現代化管理和高效運轉有著十分重要的作用。
     1 正確認識綜合協調的地位和作用
     綜合協調是辦公室三大職能之一,貫穿于各項管理工作之中,辦公室的參謀服務、上傳下達、辦文、辦會、辦事等都要依賴協調來實現。從某種意義上講,辦公室工作的過程其實就是綜合協調的過程。決策在院領導,但執行督導則是辦公室的重要職能和任務。綜合協調成功與否,關系到能否正常、高效地落實領導決策和工作部署,關系到政令是否暢通,關系到為臨床、為職工服務質量的高低,以及單位形象和威信是否會受到影響。因此,綜合協調工作的水平實際上就是衡量一個單位辦公室工作成績的主要標志。比如,在職能交叉的部門之間如何區分主次責任,協調好彼此關系,共同愉悅地把工作完成好,就取決于辦公室的綜合協調能力;在一些大型會議中,涉及到一些參與部門,也需要辦公室以文件或其它形式進行溝通和協調;還有一些不相隸屬單位之間的事務往來,也需要辦公室代表單位出面進行協調等等。雖然隨著社會的發展,行政職能的劃分越來越細,但是辦公室的綜合協調職能并未因此而削弱,反而越來越增強,由原來事前、事中、事后服務演變成全程系統性協調服務,層次、水平越來越高。比如,一個會議,從會議開始前的安排、議程、領導講話稿的準備,到會場布置、通知參會人員,到會議中間的服務,包括人員簽到、會議記錄、辦理領導臨時交辦的事項等,再到會議結束后反饋落實會議的情況等,環環相扣,時時處處都體現了綜合協調“牽一發而動全局”的重要作用。我院新門診大樓投入使用前,需對舊有門診病房樓進行整體改造拆除,院辦室在此項工作中承擔了全部的綜合協調任務。在短短不到一個月的時間里,克服困難,協調完成了涉及全院70余個科室,百余間房屋的改造、調整和搬遷工作,為門診樓順利投入使用提供了強有力的支持,充分體現了綜合協調的作用和地位。
     2 準確把握綜合協調的工作特點
2.1 協調對象的特殊性
     醫院是知識分子、高級人才相對集中的地方。以我院為例,我院目前在職職工2 362人,本科以上學歷人員達到職工總人數的80%。具有中、高級以上職稱人員共計1 087人,占職工總人數的58%。高級專業技術人員中,多人在國內及省內專業技術相關領域擔任重要學術職務。醫院擁有博士生導師5人,碩士生導師82人;享受國務院政府特殊津貼專家25人;省管優秀專家8人;河北省有突出貢獻的中青年科學技術管理專家15人。綜上可知,醫院高端人才濟濟。正是由于醫院面對的協調對象的特殊性,便更加重了協調工作的難度,這就要求我們辦公室的協調工作要更講究政策性和藝術性,只有練好基本功,具備了三種基本能力,即:把控全局的能力、同各種人打交道的能力、開展實際工作的能力,才能真正做好醫院的協調工作。
2.2 協調范圍的廣泛性
     醫院辦公室是醫院的綜合管理部門,是聯系全院、溝通各界的重要樞紐。對內是領導和職工的橋梁紐帶,既要為院領導服好務,又要協調處理好領導與各處室、職能處室與職能處室、職能處室與臨床科室的關系;對外則是各級單位聯系醫院的窗口部門,要積極落實好上級行政和各級業務主管部門的指示精神、臨時安排以及突發事件的應急處置,求得各部門對醫院工作的了解、支持和合作,樹立良好的醫院形象。所以,既要抓好對上協調、領導間的協調,又要抓好部門間的協調和科室內部的協調。我院辦公室作為醫院信訪領導小組辦公室的秘書單位,還要輔助行風辦、醫患溝通辦公室等主管職能部門,做好醫患糾紛中患者及其家屬的溝通與協調。可以說協調工作涉及面廣、內容雜、數量多。
2.3 協調工作的難度大
     醫院的中心任務是為患者解除病痛,傳播健康理念,一切工作都緊密圍繞醫院中心工作而展開。辦公室工作不直接面對患者,而是通過服務醫院的中心工作而使醫院整個系統得以正常運轉,從而服務于臨床一線。所以,辦公室的協調工作不但數量多,難度也大。首先,醫院發展過程中產生的不協調問題大多是探索性的新問題,從而在協調的政策性、理論性方面增加了難度。其次,隨著時代的快速發展,員工的價值觀發生了很大變化,多元化的趨勢給辦公室的協調實踐增加了難度。再次,各職能部門為了發展也在強化自身的協調職能,一般問題可以解決,凡是要辦公室出面協調的問題,都是有一定困難和阻力的,因此也給醫院辦公室工作帶來了更大的挑戰。因此,這就要求我們既多加強與上級部門的溝通與聯系,多爭取支持,嚴格按院領導意圖辦事,不擅自作出超越權限的決定,做到“既主動,又不越權”,又要統籌安排好辦公室的內部工作,做到分工協作,統籌安排,打好總體戰。
     3 努力練就綜合協調的真本領
3.1 加強學習,提高素質
     首先,要有很好的思想和政治素質,政策水平的高低決定協調工作的質量,也決定著抓落實的質量。二是要著力創新,敢于從墨守成規,因循守舊的思想中解放出來。平時多加強學習,力求能以新的視角觀察事物,以新的思維謀劃工作,以新的方法解決問題,立足自身實際,突破思維定向,多方面、多視角、多層次協調各方面力量。再次,要有較強的信息獲取能力,不能停留于被動地接受信息,要善于主動、留心收集各種資訊,并進行梳理提煉,掌握工作的主動權。如,為暢通民主渠道、調動干部職工參與醫院管理的積極性,我院辦公室于2005年8月在醫院內部信息網上開拓性地創辦了“金點子”欄目,其日常管理職能由辦公室負責(后進行了調整)。該欄目開辦9年來,收到各類金點子4 000余條,其中近一半被采納,為更好地為領導做好服務和決策,上傳下達、下傳上達發揮了積極的作用。 
3.2 把握全局,統籌協調
     辦公室是中樞,這一特殊的地位決定了抓好部門之間的協調配合,形成工作合力是辦公室的一項重要職責,是辦公室為領導服務的重要手段。在辦公室工作,不論身在什么崗位,無論處理政務工作還是事務工作,都要有強烈的全局觀念,善于把上情和下情相結合,從全局著眼圍繞服務醫院中心工作,堅持從工作全局上去思考籌劃、安排處理問題。要善于運用拿來主義并為我所用,借鑒的過程其實就是一次思想交流的過程,可以有效地促進認識的深化和飛躍,從而有利于使我們得心應手地開展協調工作。“辦公室工作無小事”,日常事務繁多,因此,在工作中既要處理好日常瑣碎事務,又要處理好領導交辦的事項,切不可“眉毛胡子一把抓”,要眼觀六路、耳聽八方,統籌兼顧、合理安排,否則就會使工作處于被動局面。
3.3 換位思考,找準焦點
     協調方法是否得當,集中體現著辦公室的整體水平,反映辦公室的精神面貌。我們在綜合協調的工作中,要堅持平等原則,從解決認識問題入手,學會“換位思考”,尊重被協調部門的意見和態度,多交換意見,溝通信息,聯絡感情,形成共識,努力為其排擾解難。在協調工作中不能眉毛胡子一把抓,要善于“彈鋼琴”,要找準焦點。在對事上,要抓主要矛盾。在對人上,要抓關鍵性人物,做好他們的工作,這對協調順利與否有很大作用。要做好綜合協調工作,還要求辦公室工作人員要具備謙虛誠信、熱情大度的良好品行,做到以德服人、和諧相處,這樣才能為做好協調工作奠定堅實的基礎。
3.4 強化協作,融洽關系
     作為溝通聯絡的樞紐部門,良好的部門關系、人際關系是做好綜合協調的制勝法寶,能夠起到事半功倍的效果。協調是辦公室工作人員的一個基本功,建立良好的工作協作關系,是減少內耗、提高工作效率和工作效益的基礎。在處理各種關系時,首先要處理好領導集體之間的關系,服從是前提,同時也有勸諫的責任,要設法避免和緩解領導之間的矛盾,維護團結。對左右協調要謙虛周全,加強溝通,密切配合,互相支持。對下協調要把握分寸,做到督查、服務相結合。在處理協調一些大事和難度較大的工作時,要敢于并善于協調,當好“總調度”。二是要正確處理“剛”與“柔”的關系。在溝通協調中注意把原則性和靈活性有機結合起來,把自身努力與發揮委室作用結合起來,做到剛柔并濟,形成推動工作的合力。
3.5 加強研究,完善制度
     調查研究是辦公室工作的一個重要工作方法,是做好一切綜合協調工作的基礎。掌握各方面的情況越及時準確,在協調工作中發言權就越多,點子出得就越有見地。反之,就會不知所云,難以取得應有的效果。所以在工作中,我們把調查研究作為一項經常性工作貫徹始終。通過調研我們發現,大多數需要進行部門之間協調的工作,往往是因為職責不清、任務不明,或是管理出現真空或交叉。為了有效解決這一問題,我們對各職能部門的工作職責進行了重新梳理,比如制定了“首接負責制”、“行政例會制度”、“信訪工作方案”等,使之成為協調工作關系的依據。通過完善制度,將過去需要人為協調的一些事情轉變為制度協調,有效降低了推諉扯皮事件的發生,提高了工作質量和效率。
     “良好的溝通是成功的開始”,溝通協調是辦公室的一項重要工作。多年的實踐經驗使筆者認識到,綜合協調既是醫院辦公室工作的基本功,同時也是一門很深的實踐藝術,不僅僅是一項經驗性工作,更是一項能力和技巧性工作,只有準確把握綜合協調的工作特點,掌握其工作方法,重點突出地處理好各種紛繁、復雜的事務,辦公室工作就一定能夠取得滿意的效果,辦公室人員就一定能夠得心應手地完成好每一項協調任務,切實提高辦公室工作效能。

參考文獻
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